Se puede entender como  último nivel de detalle, aquel nivel en el que las actividades, acciones o tareas (según sea lenguaje que utiliza  la compañía) constituyentes de un proceso ya suministran información suficiente para su gestión y mejoramiento.

Por ejemplo cuando se dice que una organización realiza “selección de personal”, solo esto, no proporciona información suficiente para saber si dicha selección se hace bien o mal con propósitos de mejorar su desempeño; pero si en un siguiente nivel de detalle se describe “selección de personal”  como el conjunto ordenado de las siguientes actividades/tareas (con sus ejecutores, tecnología, normatividad, etc.), se tendrán mayores elementos de análisis para considerar un posible mejoramiento del proceso:

1. Analizar requerimiento de perfil del cargo.
2. Solicitar hojas de vida.
3. Recibir y clasificar hojas de vida.
4. Citar a candidatos para entrevista.
5. Realizar entrevistas a  candidatos y registrar resultados.
6. Preseleccionar candidatos entrevistados.
7. Citar a los preseleccionados a pruebas psicotécnicas.
8. Realizar las pruebas psicotécnicas y registrar resultados.
9. Analizar resultados de pruebas psicotécnicas.
10. Realizar análisis final de resultados de pruebas y entrevistas a candidatos.
11. Seleccionar candidato para el cargo.

No todos los procesos tienen que desagregarse en un mismo número de niveles de detalle y sólo cuando se llegue al último nivel de comprensión y claridad para su adecuada gestión y mejoramiento podrá decirse que el proceso llegó al último nivel de detalle. Los siguientes factores pueden impactar en el número de niveles de detalle en los que puede desagregarse un proceso:

• La complejidad del proceso que es diferente para todos los procesos.
• La criticidad del proceso.
• Las políticas o estrategias de la compañía frente a uno u otro proceso.
• La gestión que deba realizarse sobre el proceso (Gestión de calidad, definición de requerimientos tecnológicos, gestión de riesgos, etc.).
• Los requerimientos de los clientes (internos/externos) de los procesos.
• Entre otros

 

Por ejemplo un  proceso de investigación puede tener menos niveles de desagregación para llegar a su comprensión para la gestión o mejoramiento del mismo,  que un proceso de prestación de productos o servicios.

En conclusión, no se recomienda sacrificar la debida comprensión y claridad de los procesos, por estandarizar un mismo número de niveles de detalle de desagregación, que por lo general se establece en una organización más con propósitos de estandarización de una documentación que por requerimientos de gestión.